tag:blogger.com,1999:blog-46228561029902163702024-03-13T08:53:41.562-07:00Fundamentos de ArchivosAnonymoushttp://www.blogger.com/profile/17942681657818466711noreply@blogger.comBlogger1125tag:blogger.com,1999:blog-4622856102990216370.post-62031460724799145222012-06-30T23:06:00.001-07:002012-06-30T23:18:27.746-07:00Equipos y Sistemas de Archivos<div style="text-align: justify;">
<span style="background-color: white; color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; line-height: 16px;"><b>Fundamentos de un Archivo</b></span><span style="background-color: white; color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 16px;">:</span></div>
<div style="text-align: justify;">
<span style="background-color: white;"><span style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: x-small;"><span style="line-height: 16px;">Organizan y optimizan el funcionamiento de una empresa, ente, organismo u oficina.</span></span></span></div>
<div style="text-align: justify;">
<span style="background-color: white; color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 16px;"><br /></span></div>
<div style="text-align: justify;">
<span style="background-color: white; color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 16px;"><b>Sus materiales</b>:</span></div>
<div style="text-align: justify;">
<span style="background-color: white;"><span style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: x-small;"><span style="line-height: 16px;"> Varían según las funciones o el uso de la </span></span></span><span style="background-color: white; line-height: 16px;"><span style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: x-small;">empresa </span></span><span style="background-color: white; color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: x-small; line-height: 16px;">u organización.</span></div>
<div style="text-align: justify;">
<span style="background-color: white; color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 16px;"><br /></span></div>
<div style="text-align: justify;">
<span style="background-color: white; color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 16px;"><b>Pueden contener:</b></span></div>
<div style="text-align: justify;">
<span style="background-color: white; color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 16px;">Expedientes, legajos, notas, fotos, ordenanzas, memorandos, resoluciones.</span></div>
<div style="text-align: justify;">
<span style="background-color: white; color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 16px;"><br /></span></div>
<div style="text-align: justify;">
<span style="background-color: white; color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 16px;"><b>Niveles de Archivos</b>:</span></div>
<span style="background-color: white;"></span><br />
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small; line-height: 16px; text-align: justify;">
<b>Según el grado o frecuencia de utilización</b>:</div>
<br />
<ul style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<li style="text-align: justify;"><b style="background-color: white; line-height: 16px;">Archivo Activo</b><span style="background-color: white; line-height: 16px;">: Contienen todo los documentos de </span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">recién</span><span style="background-color: white; line-height: 16px;"> entrega o que son de consulta frecuente.</span></li>
<li style="text-align: justify;"><b style="background-color: white; line-height: 16px;">Archivo Semiactivo</b><span style="background-color: white; line-height: 16px;">: Los documentos que </span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">allí</span><span style="background-color: white; line-height: 16px;"> se encuentran son provenientes de archivos activos y no tienen regularidad en la frecuencia de la </span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">búsqueda</span><span style="background-color: white; line-height: 16px;"> en sus documentos pero si tienden en ocasiones a ser utilizados.</span></li>
<li style="text-align: justify;"><b style="line-height: 16px;">Archivo Inactivo</b><span style="background-color: white; line-height: 16px;">: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.</span></li>
</ul>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small; text-align: justify;">
<span style="line-height: 16px;"><b>IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR</b>:</span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small; text-align: justify;">
<span style="line-height: 16px;"> Es la memoria colectiva de una empresa y de suma importancia para su supervivencia y buen funcionamiento. Su correcta y ordenada organización permitirá agilizar cualquier proceso y sobre todo demostrara la actividad y ordenado funcionamiento de las actividades que en la organización, ente o institución. </span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small; text-align: justify;">
<span style="line-height: 16px;"><br /></span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small; text-align: justify;">
<span style="line-height: 16px;"><b>FUNCIONES DEL ARCHIVO</b>:</span></div>
<div style="text-align: justify;">
<ul style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Conservación de documentos (La Ley obliga en plazos mínimos conservación documentos por que </span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">podrían</span><span style="background-color: white; line-height: 16px;"> ser requeridos).</span></li>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Conservar los documentos ordenados y clasificados. </span></li>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Proporciona información sobre el funcionamiento y asuntos tratados. </span></li>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.</span></li>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Es el centro activo de información.</span></li>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. </span></li>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.</span></li>
</ul>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<span style="line-height: 16px;"><b>CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL:</b></span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<span style="line-height: 16px;"> Consta de Cinco (5) Etapas:</span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<ol>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;"><b>Creación</b></span><span style="background-color: white; line-height: 16px;"><b>:</b> El uso de los diferentes documentos que se crean, se entregan o se reciben en una empresa, organización y otros deben ser guardados.</span></li>
<li><b style="background-color: white; line-height: 16px;">Archivo y Protección:</b><span style="background-color: white; line-height: 16px;"> Todos estos documentos deben ser guardados, clasificados y protegidos para su posterior uso (</span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">comprobación</span><span style="background-color: white; line-height: 16px;"> o respaldo de actividades, negocios o diligencias).</span></li>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;"><b>Utilización</b></span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">: Todo lo archivado se guarda para ser utilizado en actividades futuras puede ser para una comprobación, justificación, etc. </span></li>
<li><b style="background-color: white; line-height: 16px;">Transferencia</b><span style="background-color: white; line-height: 16px;">: Esto se realiza cuando existen ciertos documentos que ya no son consultados con frecuencia o cuando forman parte del archivo inactivo.</span></li>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;"><b>Eliminación</b></span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">: Este paso se realiza cuando el archivo ya no es útil, necesario, imprescindible o valioso para la empresa, por lo tanto según leyes y protocolos deben ser destruidos.</span></li>
</ol>
<div>
<span style="line-height: 16px;">MOBILIARIO, EQUIPOS Y MATERIALES PARA ARCHIVAR</span></div>
</div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<span style="line-height: 16px;"></span><br />
<div>
<span style="line-height: 16px;"><br /></span></div>
<span style="line-height: 16px;">
<div>
<b>Tipos de Archivadores:</b></div>
<div>
<ul>
<li><b style="background-color: white;">Unidades verticales: </b><span style="background-color: white;">L</span><span style="background-color: white;">os más corrientes en todo departamento </span><span style="background-color: white;">de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas </span><span style="background-color: white;">sobre otras. s</span><span style="background-color: white;">e colocan juntos, unos al lado de </span><span style="background-color: white;">otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para </span><span style="background-color: white;">aprovechar el espacio, para consultas y circulación </span><span style="background-color: white;">del personal.</span></li>
<li><b style="background-color: white;">Unidades horizontales</b><span style="background-color: white;">:</span><span style="background-color: white;">Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para </span><span style="background-color: white;">organizaciones y oficinas pequeñas. </span></li>
<li><b style="background-color: white;">Unidades independientes: </b><span style="background-color: white;">Consisten en una </span><span style="background-color: white;">gaveta, bajo una sólo marca común. Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca </span><span style="background-color: white;">para el catálogo de tarjetas.</span></li>
</ul>
<div>
<b style="background-color: white;">Equipos y materiales de archivo</b></div>
</div>
<div>
<b style="background-color: white;"><br /></b></div>
</span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<div style="line-height: 16px;">
<i><u><b>Partes básicas del archivo</b></u></i></div>
<div style="line-height: 16px;">
<ul>
<li><span style="background-color: white;">Índice de archivadores.</span><span style="background-color: white;"> </span><span style="background-color: white;">Los índices pueden ser: </span><span style="background-color: white;">Alfabéticos; </span><span style="background-color: white;">Numéricos y </span><span style="background-color: white;">Mixtos.</span></li>
<li><span style="background-color: white;">Marbetes</span></li>
</ul>
</div>
<div style="line-height: 16px;">
<br /></div>
<div style="line-height: 16px;">
<b><u><i>Tipos de archivadores</i></u></b></div>
<div>
<ul>
<li style="line-height: 16px;"><span style="background-color: white;">Gancho o espigón</span></li>
<li style="line-height: 16px;"><span style="background-color: white;">Kardex.</span></li>
<li style="line-height: 16px;"><span style="background-color: white;">Nido de paloma o casillero.</span></li>
<li style="line-height: 16px;"><span style="background-color: white;">Archivo de caja</span><span style="background-color: white;">.</span></li>
<li style="line-height: 16px;"><span style="background-color: white;">Carpeta de fuelle o acordeón.</span></li>
<li style="line-height: 16px;"><span style="background-color: white;">Archivos móviles.</span></li>
<li><span style="background-color: white;"><span style="line-height: 16px;">archivos alfabéticos.</span></span></li>
</ul>
<div>
<div>
<span style="line-height: 16px;"><b><i><u>Materiales de Oficina</u></i></b></span></div>
<div>
<ul>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Las carpetas: </span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">• Manila • Cartón prensado. • De fibras. • De luxe.</span></li>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Pestañas de las carpetas: </span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Pestaña corrida: </span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Pestaña cortada: </span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Pestaña reforzada. </span></li>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Bases para carpetas.</span></li>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;">G</span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">uías.</span></li>
<li><span style="background-color: white; line-height: 16px;">Rótulos</span><span style="background-color: white; line-height: 16px;">.</span></li>
</ul>
</div>
</div>
</div>
</div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<span style="line-height: 16px;"><br /></span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<span style="line-height: 16px;"><b><i>DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIOS:</i></b></span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<span style="line-height: 16px;"><br /></span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<span style="line-height: 16px;"><b>Disco Duro</b>: Son en la actualidad el principal subsistema de almacenamiento de información en los sistemas informáticos. Es un dispositivo encargado de almacenar información de forma persistente en un ordenador, es considerado el sistema de almacenamiento más importante del computador y en él se guardan los archivos de los programas.</span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<span style="line-height: 16px;"><br /></span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<span style="line-height: 16px;">Disquette o Disco flexible: Un disco flexible o también disquette (en inglés floppy disk), es un tipo de dispositivo de almacenamiento de datos formado por una pieza circular de un material magnético que permite la grabación y lectura de datos, fino y flexible (de ahí su denominación) encerrado en una carcasa fina cuadrada o rectangular de plástico. Los discos, usados usualmente son los de 3 ½ o 5 ¼ pulgadas, utilizados en ordenadores o computadoras personales, aunque actualmente los discos de 5 ¼ pulgadas están en desuso.</span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<span style="line-height: 16px;"><br /></span></div>
<div style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;">
<b><span style="line-height: 16px;">DISPOSITIVOS ÓPTICOS:</span></b></div>
<div>
<ul>
<li style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;"><span style="background-color: white; line-height: 16px;"><b>El CD-R</b>: Son discos compactos de 700 MB de capacidad que puede ser leído cuantas veces se desee, pero cuyo contenido no puede ser modificado una vez que ya ha sido grabado. Dado que no pueden ser borrados ni regrabados, son adecuados para almacenar archivos u otros conjuntos de información invariable.</span></li>
<li style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;"><span style="background-color: white; line-height: 16px;"><b>CD-RW:</b> posee la capacidad del CD-R con la diferencia que estos discos son regrabables lo que les da una gran ventaja. Las unidades CD-RW pueden grabar información sobre discos CD-R y CD-RW y además pueden leer discos CD-ROM y CDS de audio. Las interfaces soportadas son EIDE, SCSI y USB.</span></li>
<li style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;"><span style="background-color: white; line-height: 16px;"><b>DVD-ROM</b>: es un disco compacto con capacidad de almacen ar 4.7 GB de datos en una cara del disco, un aumento de más de 7 veces con respecto a los CD-R y CD-RW. Y esto es en una sola cara. Los futuros medios de DVD-ROM serán capaces de almacenar datos en ambas caras del disco, y usar medios de doble capa para permitir a las unidades leer hasta cuatro niveles de datos almacenados en las dos caras del disco dando como resultado una capacidad de almacenamiento de 17 GB. Las unidades DVD-ROM son capaces de leer los formatos de discos CD-R y CD-RW. Entre las aplicaciones que aprovechan la gran capacidad de almacenamiento de los DVD-ROM tenemos las películas de larga duración y los juegos basados en DVD que ofrecen videos MPEG-2 de alta resolución, sonido inmersivo Dolby AC-3, y poderosas graficas 3D.</span></li>
<li style="color: #333333; font-family: arial, helvetica, clean, sans-serif; font-size: small;"><span style="background-color: white; line-height: 16px;"><b>DVD-RAM</b>: este medio tiene una capacidad de 2.6 GB en una ca ra del disco y 5.2 GB en un disco de doble cara, Los DVD-RAM son capaces de leer cualquier disco CD-R o CD-RW pero no es capaz de escribir sobre estos. Los DVD-RAM son regrabables pero los discos no pueden ser leídos por unidades DVD-ROM.</span></li>
<li style="text-align: justify;"><span style="font-family: Georgia, 'Times New Roman', Times, serif;"><span style="font-size: 14px; line-height: 18px;"><b>PEN DRIVE O MEMORY FLASH:</b> Es un pequeño dispositivo de almacenamiento que utiliza la memoria flash para guardar la información sin necesidad de pilas. Los Pen Drive son resistentes a los rasguños y al polvo que han afectado a las formas previas de almacenamiento portable, como los CD y los disquetes. Los sistemas operativos más modernos pueden leer y escribir en ello sin necesidad de controladores especiales. En los equipos antiguos se necesita instalar un controlador de dispositivo. </span></span></li>
</ul>
<div>
<span style="font-family: Georgia, 'Times New Roman', Times, serif;"></span><br />
<div style="font-size: 14px; line-height: 18px;">
<span style="font-family: Georgia, 'Times New Roman', Times, serif;"><b>Sistema de Archivo alfabético:</b> </span></div>
<span style="font-family: Georgia, 'Times New Roman', Times, serif;">
<div style="font-size: 14px; line-height: 18px;">
Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similae al usado en los dicccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.</div>
<div style="font-size: 14px; line-height: 18px;">
<br /></div>
<div style="font-size: 14px; line-height: 18px;">
<b>Ventajas</b>: <span style="background-color: white;">La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.</span></div>
<div style="font-size: 14px; line-height: 18px;">
<br /></div>
<div>
<b style="font-size: 14px; line-height: 18px;">Reglas para ordenar alfabéticamente</b><span style="font-size: 14px; line-height: 18px;">: Usado directa o indirectamente encasi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar y estas son de uso universal. Para ordenar de esta manera las reglas son en el caso de:</span></div>
<div>
<ul style="font-size: 14px; line-height: 18px;">
<li><span style="background-color: white;">Mujeres casadas.</span></li>
<li><span style="background-color: white;">Casas Comerciales.</span></li>
<li><span style="background-color: white;">firmas comerciales.</span></li>
<li><span style="background-color: white;">Nombres </span><span style="background-color: white;">Geográficos</span><span style="background-color: white;"> y Abreviaturas.</span></li>
</ul>
<div>
<span style="font-size: 14px; line-height: 18px;"> Según sea el caso, cada uno tiene sus reglas para posicionar o tomar en cuenta al momento de archivar.</span></div>
</div>
</span></div>
</div>
</div>
<br />Anonymoushttp://www.blogger.com/profile/17942681657818466711noreply@blogger.com5