sábado, 30 de junio de 2012

Equipos y Sistemas de Archivos

Fundamentos de un Archivo:
Organizan y optimizan el funcionamiento de una empresa, ente, organismo u oficina.

Sus materiales:
    Varían según las funciones o el uso de la empresa u organización.

Pueden contener:
Expedientes, legajos, notas, fotos, ordenanzas, memorandos, resoluciones.

Niveles de Archivos:

Según el grado o frecuencia de utilización:

  • Archivo Activo: Contienen todo los documentos de recién entrega o que son de consulta frecuente.
  • Archivo Semiactivo: Los documentos que allí se encuentran son provenientes de archivos activos y no tienen  regularidad en la frecuencia de la búsqueda en sus documentos pero si tienden en ocasiones a ser utilizados.
  • Archivo Inactivo: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR:
    Es la memoria colectiva de una empresa y de suma importancia para su supervivencia y buen funcionamiento. Su correcta y ordenada organización permitirá agilizar cualquier proceso y sobre todo demostrara la actividad y ordenado funcionamiento de las actividades que en la organización, ente o institución. 

FUNCIONES  DEL ARCHIVO:
  • Conservación de documentos (La Ley obliga en plazos mínimos conservación documentos por que podrían ser requeridos).
  • Conservar los documentos ordenados y clasificados. 
  • Proporciona información sobre el funcionamiento y asuntos tratados. 
  • Eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
  • Es el centro activo de información.
  • Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. 
  • Sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL:
   Consta de Cinco (5) Etapas:
  1. Creación: El uso de los diferentes documentos que se crean, se entregan o se reciben en una empresa, organización y otros deben ser guardados.
  2. Archivo y Protección:  Todos estos documentos deben ser guardados, clasificados y protegidos para su posterior uso (comprobación o respaldo de actividades, negocios o diligencias).
  3. Utilización: Todo lo archivado se guarda para ser utilizado en actividades futuras puede ser para una comprobación, justificación, etc. 
  4. Transferencia: Esto se realiza cuando existen ciertos documentos que ya no son consultados con frecuencia o cuando forman parte del archivo inactivo.
  5. Eliminación: Este paso se realiza cuando el archivo ya no es útil, necesario, imprescindible o valioso para la empresa, por lo tanto según leyes y protocolos deben ser destruidos.
MOBILIARIO, EQUIPOS Y MATERIALES PARA ARCHIVAR


Tipos de Archivadores:
  • Unidades verticales: Los más corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas sobre otras. se colocan juntos, unos al lado de otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para  aprovechar el espacio, para consultas y circulación del personal.
  • Unidades horizontales:Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para organizaciones y oficinas pequeñas. 
  • Unidades independientes: Consisten en una gaveta, bajo una sólo marca común. Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca para el catálogo de tarjetas.
Equipos y materiales de archivo

Partes básicas del archivo
  • Índice de archivadores. Los índices pueden ser: Alfabéticos; Numéricos y Mixtos.
  • Marbetes

Tipos de archivadores
  • Gancho o espigón
  • Kardex.
  • Nido de paloma o casillero.
  • Archivo de caja.
  • Carpeta de fuelle o acordeón.
  • Archivos móviles.
  • archivos alfabéticos.
Materiales de Oficina
  • Las carpetas: • Manila    • Cartón prensado.   • De fibras.   • De luxe.
  • Pestañas de las carpetas: Pestaña corrida: Pestaña cortada: Pestaña reforzada. 
  • Bases para carpetas.
  • Guías.
  • Rótulos.

DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIOS:

Disco Duro: Son en la actualidad el principal subsistema de almacenamiento de información en los sistemas informáticos. Es un dispositivo encargado de almacenar información de forma persistente en un ordenador, es considerado el sistema de almacenamiento más importante del computador y en él se guardan los archivos de los programas.

Disquette o Disco flexible: Un disco flexible o también disquette (en inglés floppy disk), es un tipo de dispositivo de almacenamiento de datos formado por una pieza circular de un material magnético que permite la grabación y lectura de datos, fino y flexible (de ahí su denominación) encerrado en una carcasa fina cuadrada o rectangular de plástico. Los discos, usados usualmente son los de 3 ½ o 5 ¼ pulgadas, utilizados en ordenadores o computadoras personales, aunque actualmente los discos de 5 ¼ pulgadas están en desuso.

DISPOSITIVOS ÓPTICOS:
  • El CD-R: Son discos compactos de 700 MB de capacidad que puede ser leído cuantas veces se desee, pero cuyo contenido no puede ser modificado una vez que ya ha sido grabado. Dado que no pueden ser borrados ni regrabados, son adecuados para almacenar archivos u otros conjuntos de información invariable.
  • CD-RW: posee la capacidad del CD-R con la diferencia que estos discos son regrabables lo que les da una gran ventaja. Las unidades CD-RW pueden grabar información sobre discos CD-R y CD-RW y además pueden leer discos CD-ROM y CDS de audio. Las interfaces soportadas son EIDE, SCSI y USB.
  • DVD-ROM: es un disco compacto con capacidad de almacen ar 4.7 GB de datos en una cara del disco, un aumento de más de 7 veces con respecto a los CD-R y CD-RW. Y esto es en una sola cara. Los futuros medios de DVD-ROM serán capaces de almacenar datos en ambas caras del disco, y usar medios de doble capa para permitir a las unidades leer hasta cuatro niveles de datos almacenados en las dos caras del disco dando como resultado una capacidad de almacenamiento de 17 GB. Las unidades DVD-ROM son capaces de leer los formatos de discos CD-R y CD-RW.  Entre las aplicaciones que aprovechan la gran capacidad de almacenamiento de los DVD-ROM tenemos las películas de larga duración y los juegos basados en DVD que ofrecen videos MPEG-2 de alta resolución, sonido inmersivo Dolby AC-3, y poderosas graficas 3D.
  • DVD-RAM: este medio tiene una capacidad de 2.6 GB en una ca ra del disco y 5.2 GB en un disco de doble cara, Los DVD-RAM son capaces de leer cualquier disco CD-R o CD-RW pero no es capaz de escribir sobre estos. Los DVD-RAM son regrabables pero los discos no pueden ser leídos por unidades DVD-ROM.
  • PEN DRIVE O MEMORY FLASH: Es un pequeño dispositivo de almacenamiento que utiliza la memoria flash para guardar la información sin necesidad de pilas. Los Pen Drive son resistentes a los rasguños y al polvo que han afectado a las formas previas de almacenamiento portable, como los CD y los disquetes. Los sistemas operativos más modernos pueden leer y escribir en ello sin necesidad de controladores especiales. En los equipos antiguos se necesita instalar un controlador de dispositivo. 

Sistema de Archivo alfabético:  
    Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similae al usado en los dicccionarios.  Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.

VentajasLa organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.

Reglas para ordenar alfabéticamente:  Usado directa o indirectamente encasi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas.  Existen varias reglas básicas para clasificar y estas  son de uso universal.  Para ordenar de esta manera las reglas son en el caso de:
  • Mujeres casadas.
  • Casas Comerciales.
  • firmas comerciales.
  • Nombres Geográficos y Abreviaturas.
    Según sea el caso, cada uno tiene sus reglas para posicionar o tomar en cuenta al momento de archivar.